Toda empresa deve se submeter a auditorias para verificar até que ponto seus processos são realizados da forma correta, de acordo com o que determina a legislação. Em alguns casos, a auditoria é obrigatória, cabendo simplesmente receber os auditores da Receita e fornecer as informações que eles exigem.
Mas não é preciso esperar por uma auditoria promovida por um órgão fiscalizador ou por uma empresa especializada. É possível organizar auditorias internas, com funcionários da própria companhia.
Neste post, você verá algumas dicas sobre como uma empresa pode se preparar para auditorias internas e externas. Confira!
Elabore um plano anual de auditoria
Fazer um planejamento anual das atividades é uma forma eficaz de se preparar para auditorias. Esse plano deve indicar quais áreas passarão pelo processo e o motivo por que isso deve acontecer.
O plano deve ser aprovado pelo grupo diretor da empresa. Também deve conter as datas de começo e encerramento da auditoria, das reuniões e do prazo para a emissão do relatório final. O auditor é quem emite este documento, considerando os procedimentos empregados para a realização da auditoria interna.
Depois que for agendado o dia, ele deverá ser dedicado exclusivamente a essa atividade. Claro que poderão ocorrer imprevistos, mas é importante realizar o planejamento e deixar os funcionários cientes da data em que será realizada a auditoria.
Formalize os processos e detalhe os procedimentos
Para formalizar os processos e detalhar os procedimentos, é preciso tomar algumas iniciativas, como:
- elaborar um ou mais manuais (esses documentos deverão explicar claramente a finalidade de cada processo e o papel de cada funcionário no seu cumprimento);
- desenvolver uma equipe capacitada para oferecer informações em cada setor da organização (cada funcionário precisa compreender os padrões de funcionamento e o que é certo ou errado no ambiente de trabalho);
- atuar conjuntamente à equipe (lembre-se de que a finalidade da auditoria é identificar e retificar erros, daí a importância de trabalhar em conjunto e usar de transparência nos pedidos);
- supervisionar o auditor (fique atento ao modo como ele se comporta com os funcionários e em relação às questões avaliadas).
Escolha entre auditores internos ou auditores externos
Qualquer auditoria deve ser orientada por profissionais qualificados. Recomenda-se a contratação de auditores externos, disponibilizados por empresas especializadas. Por se tratar do seu core business, eles buscam se manter sempre atualizados e aptos a desenvolver suas operações.
A auditoria externa também apresenta a vantagem de garantir mais imparcialidade na análise e na conclusão do processo. Auditores internos, por mais isentos que procurem ser, mantêm vínculos de trabalho com a organização e com o pessoal, o que pode influenciar sua avaliação.
A fim de se preparar para auditorias, é necessário considerar os benefícios que elas podem trazer, os prós e os contras de cada tipo de auditoria (interna e externa).
Uma empresa especializada na realização de auditorias oferece relatórios personalizados, muita segurança e ajuda a construir dados significativos para a avaliação do negócio.
Os auditores internos, por sua vez, necessitam de treinamento para desempenhar sua função. É fundamental que saibam precisamente como e o que devem fazer — quaisquer dúvidas precisam ser esclarecidas a tempo e com precisão.
Defina um cronograma
Para que seja possível exigir de sua equipe a entrega das atividades de acordo com um calendário previamente instituído, a palavra-chave é organização. O cronograma deve, portanto, ser de conhecimento de todos os envolvidos e definir pontos como:
- o dia e o horário em que será efetuada a auditoria;
- os processos e as atividades que serão avaliados;
- a importância de manter sigilo;
- os nomes de todos os envolvidos no processo de auditoria;
- os nomes dos auditores que conduzirão o processo;
- os nomes dos executivos e responsáveis com os quais as dúvidas poderão ser diretamente solucionadas.
O cronograma pode abordar, ainda, outros aspectos que se fizerem pertinentes, como o espaço disponibilizado para o diálogo, possibilitando ao funcionário contatar diretamente a autoridade selecionada.
Deve-se compreender, a partir do cronograma, que a colaboração entre todos é fundamental para que o processo de auditoria se desenvolva naturalmente e ofereça os resultados esperados. Ou seja, os funcionários têm o dever de contribuir com o auditor e sua equipe.
Faça testes para se preparar para auditorias
Antes de iniciar a auditoria efetivamente, convém fazer simulações ou testes. O auditor pode testar os controles internos a fim de certificar-se de que o nível de segurança é satisfatório, considerando os riscos envolvidos.
Não há um modelo único de teste, podendo variar de acordo com as características e necessidades de cada setor e da empresa como um todo. São as características específicas que vão determinar o nível de riscos, os processos e os controles internos da organização.
Veja alguns tipos de testes que podem ser aplicados como métodos para a empresa se preparar para auditorias:
Testes de observância
O auditor verifica se os processos internos estão sendo realmente cumpridos, priorizando mais a credibilidade dos procedimentos aplicados que a execução correta dos processos.
Geralmente, os testes de observância são aplicados em auditorias operacionais, confirmando, assim, que os funcionários estão efetivamente agindo dentro das regras.
Testes substantivos
São usados quando o auditor procura obter provas sobre negociações com o intuito de desenvolver uma opinião acerca de eventos específicos.
Análise de cenários diferentes
Além dos testes, o auditor tem o direito de avaliar cenários diferentes para a aplicação dos testes. Vejamos:
Revisão integral
Análise dos registros e controles internos associados a uma negociação. Assemelha-se a uma perícia e consome mais tempo em sua aplicação, sendo indicada nos casos em que há suspeita de fraudes.
Revisão analítica
Identificação de incoerências nos controles internos e muitos erros na documentação que fundamenta os livros contábeis. São aplicadas técnicas como análises de índices financeiros, flutuações, tendências e assim por diante.
Auditoria por testes
É avaliada uma porcentagem dos registros, controles e documentos. Essa porcentagem deve ser suficiente para uma análise mais exata, permitindo ao auditor legitimar os itens analisados. Ela se difere da revisão integral por se tratar de uma amostragem.
Conclua a auditoria e fique à disposição dos auditores e dos funcionários
Trabalhe em parceria com os auditores, admitindo as falhas quando elas forem identificadas e esforçando-se por corrigi-las, evitando que, em uma nova auditoria, sejam detectados os mesmos erros.
Também é importante conversar com os funcionários, a fim de avaliar os resultados e as opiniões deles sobre o processo, indagando principalmente se eles concordam ou não com as ações dos auditores.
A reunião para a conclusão do processo deve ter em vista os resultados da auditoria. Por isso, é importante portar todos os relatórios detalhados sobre o processo, anotar os comentários dos funcionários e ficar pronto para implementar modificações no futuro.
Já está desenvolvendo estratégias a fim de se preparar para auditorias? O que achou do post? Considerou-o esclarecedor? Para continuar a ler posts como esse, não deixe de assinar a nossa newsletter!
