A falta de padronização dos processos operacionais é um dos grandes vilões do desenvolvimento de uma empresa. Por esse motivo, é crucial que as organizações busquem constante aprimoramento da sua cadeia de produção, especialmente investindo em tecnologia e inovação.
Para ajudar nessa questão, uma ferramenta extremamente útil de controle e gestão de processos é o Procedimento Operacional Padrão (POP), que permite padronizar processos, a fim de garantir a qualidade e reduzir falhas.
Quer entender mais sobre o POP e como fazer esse documento? Continue lendo o artigo e siga nossas orientações!
O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP)?
O POP — Procedimento Operacional Padrão — se trata de um documento que reúne, minuciosamente, informações para a padronização e otimização de processos, como: responsáveis indicados de cada etapa programada, materiais a serem utilizados, sequência dos processos e os cuidados necessários para a realização da tarefa.
Um documento de Procedimento Operacional Padrão comum é composto, principalmente, por:
- executores das tarefas elencados pelo seu cargo;
- local onde vai ser aplicado;
- responsável pela composição do POP;
- documentos de referência, como guias e manuais;
- passo a passo explicativo de cada procedimento realizado em sequência;
- materiais que serão utilizados nas tarefas;
- fluxogramas e gráficos para explanação de tarefas complexas;
- siglas e abreviações;
- panorama de revisão.
Além desses tópicos, o POP pode conter: objetivo do processo, precauções a serem tomadas e qualquer outra informação que a corporação julgue importante para suas atividades.
Qual a sua importância?
Os procedimentos operacionais padronizados são de extrema importância para a corporação, pois tanto a área de produção quanto as demais, como higienização, logística ou pesquisa, dependem da execução correta de vários processos interligados, direta ou indiretamente. Com a ajuda dos POPs, há uma melhoria na padronização de processos, garantia de qualidade e também a previsão de possíveis problemas, o que contribui para a redução de falhas.
Como fazer o documento que guiará as ações dos trabalhos em risco ou em espaço confinado?
Para elaborar esse documento dos trabalhos de risco ou espaço confinado é importante seguir alguns passos para uma implementação bem-sucedida do programa. Dentre as principais etapas do procedimento operacional padrão, podemos citar a lista abaixo.
Determine o tipo de POP
Há vários tipos de POP, sendo que a maioria é voltada para a área de produção ou administrativa, mas este pode ser usado em outros setores da corporação, se assim for desejado. Os principais tipos são:
- POPs modelos;
- POPs de produção;
- POPs de qualidade;
- POPs administrativos;
- POPs metódicos;
- POPs de segurança;
- POPs de arquivamento;
- POPs de atendimento;
- POPs de armazenamento.
Dependendo da situação em que o POP vai ser aplicado, há formatos sugeridos para o documento, como o formato de etapas simples e etapas hierárquicas, fluxogramas ou checklist.
Escolha o nome
Mesmo sendo uma tarefa simples, é muito importante nomear seu documento POP e as atividades a serem desenvolvidas, de forma clara e direta, para assim auxiliar o entendimento dos colaboradores.
Complete com as informações essenciais
Esse tópico irá conter a maior parte de conteúdo documento e precisa incluir um guia passo a passo de todos os procedimentos especificados e como devem ser seguidos para obter resultados positivos na empresa. Nessa seção podem ser incluídos itens, como:
- como deve ser utilizado o Procedimento Operacional Padrão junto de uma descrição dos objetivos a serem conquistados com aquele documento;
- uma listagem de todos os equipamentos, insumos e suprimentos que serão necessários, onde podem ser encontrados e quando devem ser utilizados;
- detalhes adicionais e imprescindíveis para a conclusão de cada etapa do processo;
- avisos de segurança e saúde que devem ser considerados separadamente em uma seção para acompanhar todas as etapas;
- terminologias explicadas, como frases e expressões pouco familiares a colaboradores novatos ou terceirizados;
- Uma seção separada para a resolução de problemas, onde deve contar com soluções para possíveis erros que possam interferir nos resultados.
Atente à linguagem
É preciso adotar uma linguagem clara e sucinta, pois a eficiência do documento só acontecerá se ele for de fácil compreensão dos colaboradores. Faça questão de esclarecer termos e nomes não conhecidos para todo o grupo de funcionários em atividade e/ou substitutos.
Selecione documentos de referência
Para facilitar o trabalho dos executores, referências de outros documentos são muito bem-vindas. Pode incluir diversos tipos de registros, por exemplo: POPs antigos, manuais de instruções, códigos, entre outros.
Ouça os colaboradores
É importante incluir a maioria dos colaboradores na hora da discussão para elaboração do POP, pois, além de terem bastante conhecimento das operações feitas, com todos cientes é mais fácil delegar as funções e seus agentes. Normalmente deve-se evitar a mistura de responsáveis com os executores; mesmo que, em alguns casos, eles signifique a mesma coisa, é essencial informar a todos os envolvidos sobre as decisões tomadas.
Revise e aprove
O documento precisa ser revisado e aprovado por pessoas que tiveram treinamento apropriado nessa função, assim a probabilidade de que os resultados esperados serão alcançados irá aumentar. Também, pode ser vantajoso que seja analisado por pessoas que não participaram da elaboração para testar a eficácia do POP. O documento final também deve ser revisado e aprovado pela área responsável da organização, devendo ter a assinatura do gestor geral.
O Procedimento Operacional Padrão precisa ser revisado periodicamente, pelo menos duas vezes ao ano, para que assim a empresa realize uma análise mais crítica do seu desenvolvimento e uma possa fazer uma verificação de seus procedimentos, se tudo está seguindo de forma correta.
Lembre-se de que o POP precisa ser elaborado nos mínimos detalhes. Para garantir a compreensão de todos os colaboradores, tudo deve ser considerado dentro do documento.
Sem a padronização dos processos ou de apenas algumas atividades, há o risco de o sistema se desestabilizar e comprometer de forma considerável toda a empresa, também podendo interferir nos lucros e gerando despesas com terceiros. Por isso, é importante ter esse tipo de documento em sua organização e, com a ajuda especializada de um profissional, os resultados do processo poderão ser bem mais vantajosos.
A CONECT pode ser de grande ajuda para a sua empresa na hora de elaborar seu Procedimento Operacional Padrão. Isso porque ela conta com uma equipe especializada em desenvolver soluções para proteger as instalações, meio ambiente e o trabalhador. Interessou-se? Então, entre em contato conosco e saiba mais sobre os diferenciais da organização.