Guia simplificado sobre a ISO 45001:2018 e sua implantação nas empresas

Diariamente, centenas de trabalhadores morrem no Brasil em decorrência de acidentes de trabalho ou doenças fatais ligadas às atividades realizadas no local de trabalho. São mortes que deveriam e poderiam ter sido evitadas, como as provenientes do trabalho em altura, por exemplo. A ISO 45001 objetiva auxiliar as empresas a fazer exatamente isso!

De acordo com muitos especialistas em saúde e segurança — incluindo os profissionais que atuam no comitê ISO (International Organization for Standardization) — a ISO 45001:2018 representa um marco revolucionário. Pela primeira vez internacionalmente, organizações de todos os portes agora podem acessar uma ferramenta que ofereça um caminho bem claro para desenvolver medidas de saúde e segurança ocupacional melhores e mais robustas.

No entanto, você sabe o que é e para que serve a ISO 45001? Neste guia falaremos muito sobre o assunto. Boa leitura!

1. O que é ISO 45001:2018?

A ISO 45001:2018 é uma norma internacional que especifica requisitos para um sistema de gestão de saúde e segurança ocupacional, com orientação para sua utilização e possibilita que uma empresa otimize proativamente seu desempenho na prevenção de doenças e acidentes ocupacionais. A ISO 45001 é destinada a ser aplicável a qualquer empresa, independentemente de seu ramo, porte e natureza.

Ela é o novo padrão global para saúde e segurança ocupacional, mas entender se vale a pena o investimento para seu negócio é o próximo passo essencial. O cenário esperado é que seu investimento na certificação ISO 45001 otimize sua forma de trabalhar, torne seu ambiente de trabalho mais seguro e alegre — e a certificação transforme a empresa em uma organização mais atraente para clientes, e colaboradores.

A norma possibilita que uma companhia, por meio de seu sistema de gestão de SSO (Saúde e Segurança Ocupacional), agregue outros aspectos de saúde e segurança, como o bem-estar do profissional. Todavia, deve-se observar que uma empresa pode ser cobrada externamente por requisitos legais aplicáveis ​​às suas atividades econômicas a também tratar de tais questões.

2. Para que serve ISO 45001:2018?

A certificação ISO 45001 foi desenvolvida para amenizar quaisquer elementos que possam causar danos irreparáveis ​​aos colaboradores e à empresa. Seus padrões são o resultado de um grande esforço de uma equipe de especialistas em gestão de saúde e segurança do trabalho, que fez a análise de várias outras abordagens para a gestão de sistemas — incluindo ISO 9001 e ISO 14001.

Inclusive, a ISO 45001 foi criada para atender a outras questões da saúde ocupacional existentes e normas de segurança, como OHSAS 18001, em consideração — assim como as convenções, normas trabalhistas e diretrizes de segurança da OIT (Organização Internacional do Trabalho). O fato é que não cumprir as exigências pode causar sanções e multas altas para as empresas, além de prejuízos materiais de uma forma geral.

Direcionada principalmente para a alta administração, a ISO 45001 tem a finalidade de auxiliar as empresas a disponibilizar um ambiente de trabalho saudável e seguro para seus colaboradores e todas as pessoas que por ventura visitarem o ambiente de trabalho. Esse objetivo pode ser conquistado controlando os elementos que podem ocasionar lesões, doenças, eventuais acidentes e — em situações extremas — até mesmo à morte do colaborador.

Sendo assim, a ISO 45001 se preocupa em reduzir qualquer fator que seja prejudicial ou que represente perigo para o bem-estar físico e mental dos funcionários de uma empresa.

3. Quais as vantagens?

São muitas as vantagens da implantação e do cumprimento da ISO 45001. Veja!

3.1. Posiciona sua empresa como líder do setor

Sua empresa será vista em uma categoria superior de negócios em seu ramo de atuação e será reconhecida internacionalmente, ao implementar o padrão de saúde e segurança ocupacional mais atualizado. É um nível de excelência reconhecido em todo o mundo e que será útil para diferenciá-lo dos concorrentes.

3.2. Aumenta a confiança

Quando a empresa demonstra que está facilitando de forma ativa a otimização contínua da segurança, saúde e desempenho laboral de seus funcionários, isso permitirá que as pessoas confiem em seu negócio e também a responsabilidade social pelo bem-estar de sua equipe.

Ser transparente e viabilizar seus esforços de responsabilidade social da empresa pode ter um enorme impacto sobre como o público, seus futuros colaboradores e clientes em potencial percebem seu negócio.

3.3. Consistência significa eficiência

A ISO 45001 cria uma organização baseada nas melhores práticas. Isso é então refletido em toda a empresa e determina um padrão para a gestão de riscos. Ter um padrão consistente e forte significa que a instituição é mais eficiente em todos os aspectos.

3.4. Reduz os prêmios de seguro

Ao implementar a ISO 45001, ela disponibiliza uma plataforma para atrair prêmios de seguro reduzidos, visto que demonstra que a empresa está realizando uma forte diligência devida na gestão e proteção de seus colaboradores.

3.5. Melhora a segurança individual, bem como a organizacional

A ISO 45001 foi muito aguardada pelo meio empresarial em todo mundo, devido ao fato de abranger os riscos à saúde e segurança pessoais para o indivíduo de qualquer processo ou utilização de maquinário dentro de uma organização. Isso se relaciona tanto à segurança física, quanto à saúde mental no local de trabalho.

3.6. Melhora a supervisão gerencial

Essa ISO assegura que a responsabilidade e propriedade sejam do pessoal de gestão de segurança ou da administração. Devido ao fato de envolver a alta liderança e um processo comunicado claramente para perceber perigos, a saúde ocupacional e a segurança dos colaboradores são otimizadas com o passar do tempo.

3.7. Avaliação preventiva de risco e perigo

Implementar a ISO 45001 auxilia a empresa na prevenção de riscos, em vez de reagir a eles quando detectados por outras pessoas. O sistema de auditoria interna disponibiliza um sistema de alerta antecipado para conseguir identificar ameaças potenciais à saúde e segurança da saúde.

3.8. Aumenta o retorno do investimento (ROI)

Há diversas formas de a ISO 45001 fornecer ROI para sua empresa. Ao implementar a ISO 45001, a eficiência de seus funcionários melhora, enquanto as lesões no local de trabalho diminuem. Isso significa que seus níveis de produtividade podem ser maximizados significativamente em todos os setores.

Essa melhoria na produtividade e na segurança geral dos colaboradores pode impactar positivamente os prêmios de seguro da empresa. Um subproduto disso é que os sinistros de seguro ligados ao trabalho reduzem e aumentam mais o custo do seguro para a organização.

3.9. Foco ocupacional

O foco é principalmente no bem-estar mental e físico dos colaboradores no trabalho, ao contrário da gestão da qualidade dos sistemas e ferramentas do ambiente de trabalho que são utilizados. Esse é um elemento essencial a ser reconhecido ao implementar a ISO 45001 na empresa, pois otimiza a imagem da equipe, o que tem um impacto muito relevante nas taxas de rotatividade e na retenção de pessoal.

3.10. Lida com riscos e oportunidades

Fundamentalmente, a ISO 45001 trata de riscos e oportunidades, enquanto a OHSAS 18001 e as normas anteriores cuidam especialmente dos riscos que uma empresa apresenta.

4. Qual a estrutura da ISO 45001?

A norma ISO 45001 é dividida em dez cláusulas estruturadas para disponibilizar ao usuário uma estrutura bem clara e definida, e um conjunto de requisitos que devem ser atendidos quando utilizados no sistema de gestão de Segurança e Saúde Ocupacional. 

4.1. Cláusulas 1, 2 e 3

As seções 1 a 3 disponibilizam detalhes sobre o objetivo da norma, terminologia ou referências normativas e explicações, que auxiliam na compreensão da norma. Já as seções 4 a 10 apresentam os requisitos.

Por mais que faça sentido abordar as cláusulas em uma ordem cronológica, você verá que precisa voltar em cada cláusula e realizar emendas, conforme se torna claro onde as obrigações se destacam e seu entendimento de como o padrão pode suprir as necessidades de sua empresa em particular.

4.2. Cláusula 4 — Contexto da Organização

Essa seção determina que cada empresa analise e entenda o contexto de suas atividades, interna e externamente, e entenda as necessidades das partes interessadas. Entre outras coisas, isso incluirá o entendimento da legislação, dos requisitos dos colaboradores, das partes envolvidas e dos acionistas.

Também ajudará bastante a determinar o escopo de seu sistema de gestão de Segurança e Saúde Ocupacional. Também é essencial perceber que o padrão demanda que isso seja retido como informação documentada e é uma parte importante da estrutura da ISO 45001.

4.3. Cláusula 5 — Liderança e participação do trabalhador

A cláusula de Liderança incentiva o comprometimento da administração e o envolvimento dos colaboradores. Isso gera um resultado implícito de que saúde e segurança do trabalho precisam ser incorporadas às atividades de uma empresa, ao contrário da preocupação de uma pessoa responsável, como era possível anteriormente sob os termos da OHSAS 18001.

Por exemplo, compartilhar responsabilidades e tarefas entre a equipe pode assegurar que o conhecimento seja compartilhado e que inúmeros membros da equipe se tornem aptos para a realização do sistema. Isso possibilita a consolidação da cultura e reforçar a relevância da SSO na empresa.

4.4. Cláusula 6 — Planejamento para o sistema OH&S

O planejamento para evitar resultados indesejados, como o risco de acidentes com funcionários ou falhas no cumprimento da legislação, está no centro da norma ISO 45001, que agora reconhece a “oportunidade” como um elemento essencial das atividades de S&SO — Sistema de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional.

Criticamente, essa cláusula abrange a determinação de objetivos para o sistema de gestão de OH&S (Occupational Health and Safety — Saúde e Segurança Ocupacional), e também há requisitos para documentar alguns elementos dessa seção. 

4.5. Cláusula 7 — Apoio

Essa cláusula envolve elementos de “suporte”, como competência, comunicação e conscientização e dados documentados, assim como recursos. Essas exigências específicas devem assegurar que o sistema de gestão de OH&S esteja mais alinhado com as atividades da organização, como um todo do que pode ter sido a OHSAS 18001.

É essencial que a empresa assegure que a alta administração desempenha um papel de liderança na comunicação do processo, e que os colaboradores são consultados quando os principais dados são registrados como documentos. Essas ações podem garantir que os objetivos de negócios e o sistema de gestão de S&SO estejam intimamente ligados.

4.6. Cláusula 8 — Operação

São tratados na Cláusula 8 os controles operacionais e também a preparação e resposta a emergências. Essa cláusula agora é mais específica sobre terceirização e gerenciamento de aquisições, o que quer dizer que as empresas devem assegurar que a responsabilidade pelo risco seja mantida pela gestão e não delegada aos contratados.

O fato é que o controle operacional eficiente é um elemento crítico em qualquer sistema de gestão de segurança e saúde, especialmente com relação à gestão de trabalhadores empreiteiros. Será muito benéfico para a maioria das empresas prestar muita atenção a essa cláusula.

4.7. Cláusula 9 — Avaliação de Desempenho

São abordadas na cláusula 9 o monitoramento e a medição do desempenho do sistema de gestão de OH&S, incluindo os resultados da auditoria interna e concordância com a legislação. Essa seção também salienta que a gestão deve revisar o desempenho do sistema de gestão de OH&S, a fim de assegurar um desempenho eficiente.

Existe um benefício diferente em garantir que a alta administração se envolva na realização da avaliação de desempenho, como seria o caso com a determinação de metas, possibilitando assim que ações para melhoria contínua sejam consideradas um resultado.

4.8. Cláusula 10 — Melhoria

A última cláusula determina como uma empresa consegue garantir que a otimização contínua seja oriunda do sistema de gestão de OH&S. Isso pode incluir lidar de forma eficiente com a não conformidade e utilizar um bom processo de ação corretiva.

Em ocasiões do dia a dia, pode ser muito importante envolver a equipe nos processos de ações corretivas, pois ninguém será mais eficiente na determinação da real causa de um problema, do que os envolvidos diretamente no processo.

Do mesmo modo, isso garantirá que a equipe responsável pela prevenção de recorrências conheça todos os fatos e possa ficar atento contra uma não conformidade repetida, determinando as bases para um melhor desempenho.

5. Quais as mudanças?

Ocorreram algumas mudanças na transição da OHSAS 18001 para a ISO 45001. Conheça algumas!

5.1. Contexto da Organização

Uma das principais mudanças da OHSAS 18001 e da ISO 45001 é o foco da nova norma no contexto organizacional. Ao utilizar a estrutura de alto nível do Anexo SL, a ISO 45001 exige que os participantes vejam a gestão de saúde e segurança ocupacional em um contexto mais amplo, que inclua governança e regulamentos, assim como a cultura organizacional e seu impacto.

5.2. Liderança e participação do trabalhador

A ISO 45001 torna a saúde e a segurança uma preocupação de toda a empresa. Ele muda inúmeros requisitos de participação e envolvimento da gerência para uma disposição de liderança mais geral — uma distinção mais sutil projetada para capacitar todos os colaboradores a dar prioridade para a segurança.

Além disso, a documentação e a comunicação apresentam importância progressiva. Todos os colaboradores devem agora ficar cientes de suas responsabilidades e atuarem juntos para conquistar os objetivos de saúde e segurança.

5.3. Operação

A ISO 45001 trouxe inúmeros novos requisitos na seção de operação geral da norma. A Seção 8.1.2 organiza os princípios de gestão de risco em conformidade com uma hierarquia de controles. Ele também identifica fontes potenciais de mudança operacional e detalha suas exigências de saúde e segurança ocupacional.

Isso pode incluir um novo equipamento ou mais profissionais, mudanças nas condições de trabalho, novos requisitos regulamentares etc.

5.4. Melhoria

Um dos princípios fundamentais de todo sistema ISO é a melhoria contínua. E, a ISO 45001 refina isso ainda mais. Nele, os sistemas de gestão de segurança e saúde ocupacional devem identificar e responder à não conformidade com ações. A nova norma abandona a ideia de ação preventiva como um conceito diferente. Em vez disso, a prevenção acaba se tornando uma exigência fundamental do sistema em sua totalidade.

5.5. Suporte

Essa declaração descreve os pré-requisitos para auxiliar os processos e arranjos de ativos vitais para a atividade viável do OH & SMS. Caracteriza as necessidades dos indivíduos, local de trabalho, estrutura, capacidade, análise e estimativa de ativos, atenção plena, correspondência e dados documentados.

A seção 7 da ISO 45001 examina muitas das disposições de suporte presentes na OHSAS 18001. Ela deixa de lado várias exigências de procedimento em prol de uma documentação mais completa. Existe também uma maior ênfase na comunicação — a ISO 45001 demanda que os objetivos da comunicação sejam determinados e mensurados com relação à sua eficácia.

5.6. Avaliação de desempenho

A ISO 45001 consolida, amplia ou modifica diversos dos requisitos de avaliação do padrão anterior. Os resultados de monitoramento e desempenho agora devem ser dados documentados. Como parte do novo destaque no contexto organizacional, esses benchmarks — ferramenta de gestão com o objetivo de otimizar processos — devem considerar elementos adicionais, como requisitos legais, oportunidades, riscos e metas.

A ISO 45001 também engloba requisitos mais detalhados para consonância regulamentar e auditoria externa e interna. Essas alterações são projetadas para fazer com que os colaboradores se envolvam ativamente. Os profissionais devem saber o status de conformidade atual da empresa, enquanto a gerência deve informar os trabalhadores e as partes envolvidas sobre os resultados da auditoria.

A nova norma também expande o escopo da análise crítica pela gestão para incluir oportunidades e riscos, entre outros elementos.

6. Qual o tipo de auditoria e certificação?

É essencial possuir um sistema robusto de gestão de saúde e segurança, a fim de as empresas auxiliarem a proteger seus colaboradores, clientes e contratados. A ISO 45001 é um sistema de gestão reconhecido internacionalmente que ajuda as instituições corporativas a prevenir acidentes, gerenciar melhor os riscos potenciais à saúde física e mental de seus colaboradores e cumprimento dos requisitos legais.

Aderindo à implementação da norma ISO 45001 , um Organismo Certificador de Processos (OCP) precisa fazer uma auditoria oficial que lhes possibilita definir se a empresa está em total conformidade com as exigências da norma. Se for bem-sucedido, o resultado é a certificação ISO 45.001:2018 ou ser certificado de conformidade pela ISO 45.001:2008.

A certificação tem a duração de 3 anos e estará sujeita a auditorias obrigatórias a cada 1 ano, a fim de assegurar que o negócio permaneça em conformidade, ou seja, obedecendo aos mesmos critérios auditados inicialmente. Após os 3 anos, a organização deverá solicitar uma auditoria de reavaliação e possível recertificação de conformidade.

7. Como a ISO 45001 será usada?

É previsto que nos próximos anos a maioria das médias e grandes empresas utilizarão a ISO 45001 para determinar um sistema de gestão de OH&S eficiente. O simples fato de ter um sistema de gestão formal em funcionamento oferecerá muitas vantagens por meio da utilização das melhores práticas. Os benefícios da ISO 45001 são diversos quando ela é implementada da forma correta.

Por mais que a norma exija que os riscos de OH&S sejam controlados e cuidados, também utiliza uma abordagem fundamentada em risco para o próprio sistema de gestão de OH&S, a fim de assegurar que seja eficiente e que esteja sendo frequentemente otimizado para atender ao “contexto” em frequente mudança de uma empresa.

Inclusive, garante o cumprimento da legislação da segurança do trabalho vigente em todo o mundo. Ao utilizar todas essas medidas é possível determinar a reputação de uma empresa como um “lugar seguro para trabalhar”, trazendo muitos benefícios, desde a redução dos custos de seguros até o aumento da produtividade dos colaboradores.

8. O que fazer com a OHSAS 18001?

ISO 45001 foi criada para substituir a OHSAS 18001. Em junho de 2013, o novo padrão foi proposto. Após um longo processo de consulta, a ISO lançou seu primeiro delineamento adequado em janeiro de 2016. Seu esboço de trabalho final foi em Novembro de 2017.

Todas as empresas que utilizam OHSAS 18001 possuem um prazo determinado durante o qual devem migrar seu sistema de gestão de saúde e segurança ocupacional para a ISO 45001 e esse período expira em 30 de setembro de 2021.

Inclusive, as organizações que já implantaram um sistema de gestão de saúde e segurança ocupacional em conformidade com a OHSAS 18001 e o aplicam ativamente na prática diária da empresa, conseguem fazer uma transição mais suave e eficaz para ISO 45001.

Por fim, agora você sabe o que é, para que serve, os benefícios, mudanças e tudo mais relacionado a ISO 45001. Executar os requisitos de um padrão ISO pode ser muito desafiador, demorado e exigente, por isso é recomendado tomar todas as medidas cabíveis com a orientação de profissionais capacitados para esse tipo de trabalho e garantir a segurança da sua empresa e de seus colaboradores.

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