Como montar um calendário de ações para segurança do trabalho

A responsabilidade de um técnico de segurança do trabalho é coisa muito séria e o número de atividades que precisam ser feitas é algo desafiador para qualquer um da área.

Para conseguir dar conta de tanta carga sobre os ombros, o profissional tem que saber se organizar muito bem. De modo a tornar essa organização mais fácil e prática, uma boa ideia é utilizar um calendário de ações.

Ele serve como um plano de trabalho que mantém todas as tarefas sob o olhar atento do gestor, mas também permite que as tarefas sejam incluídas e atualizadas de maneira ágil, sem deixar dúvidas.

Confira agora alguns itens que devem ser considerados na formulação de uma tabela para orientar as ações para segurança do trabalho!

Atividades

Naturalmente, será necessário indicar qual atividade deve ser desempenhada. Sendo uma informação muito importante, ela vem logo no início.

Para tornar o controle mais fácil de ser lido, pode-se colocar um resumo dessa atividade. Tal descrição serve somente para que se possa identificar o item. O detalhamento de cada tarefa deve ser observado na hora de concretizá-la.

Além disso, uma boa prática para melhorar o calendário de ações é dividir tarefas maiores em itens menores.

Objetivos

Depois de identificar o que vai ser feito, é muito importante também anotar o porquê. Afinal, toda tarefa tem um propósito e ter esse objetivo claro no plano de ação torna mais fácil o atingimento da meta.

Embora pareça óbvio que as pessoas precisam saber o motivo do trabalho que estão realizando, há vários casos em que propósito não é explicado, resultando em um comprometimento menor do funcionário, uma vez que ele não entende bem por que está fazendo alguma coisa.

Por outro lado, sabendo o motivo da atividade que desempenha, o profissional tem como executar a sua função de uma forma bem mais produtiva e até inovadora.

Responsável

Em alguns casos, é intuitivo saber quem é o responsável de cada tarefa, mas sempre é importante registrar formalmente essa pessoa.

Se forem escolhidas duas ou mais pessoas, é recomendável registrar o nome de todos. Assim, fica estabelecido quem deverá ser cobrado quando algo ficar sem ser feito ou elogiado no caso de uma tarefa bem realizada.

Para diminuir as chances de a tarefa não ser entregue, vale a pena colocar poucas pessoas como responsáveis. Melhor ainda é indicar somente uma quando possível.

Data da solicitação

A formalização em excesso pode causar um pouco de atraso no desempenho das tarefas, mas é preciso saber o que é burocracia desnecessária e o que é organização.

Separar um campo para a data de solicitação é medida bem relevante que deve ser colocada já que o dia em que foi feito um pedido tem muita relação com a possibilidade de entrega dessa atividade dentro do prazo indicado.

Deixar de anotar essa data pode gerar problemas de controle de prazos e discussões tanto com colegas quanto com superiores.

Data de término

O dia indicado para o fim previsto ou desejável de cada atividade pode também ser chamado de “deadline”. Assim como todas as outras informações já tratadas acima, esse item é extremamente importante já que é um limite temporal que deve ser sempre observado.

Também não se trata somente de burocracia, por isso, a data de fim de prazo tem que ser avaliada antes de ser definida, pois, uma vez determinada, medidas para o seu cumprimento e cobrança devem ser tomadas.

O melhor a fazer é, antes de incluir a tarefa no calendário de ações, ver se o prazo proposto tem condições de ser cumprido à risca. Se não for, flexibilidade deve ser negociada para evitar dores de cabeça futuras.

Estratégia

Depois de entendidas as atividades a serem cumpridas, identificados os prazos de início e fim e escolhidos os responsáveis, é hora de indicar como cada coisa será realizada.

Talvez esse campo precise de um pouco mais espaço do que os demais já que descreverá a forma de cumprir a atividade.

Ao se escrever a estratégia de ação, têm que ser levados em conta a tarefa e o seu objetivo. Raciocinando por esse ponto de vista, a melhor forma de cumprir a responsabilidade aparecerá mais naturalmente.

Local

Nesse campo deve ser indicado onde a atividade deve ser realizada. Essa informação é necessária para que se possa fazer uma melhor gestão do uso das dependências da empresa.

Além disso, é importante também lembrar que dependendo da atividade e do ambiente onde a tarefa é desempenhada será preciso utilizar equipamentos de segurança. É essencial que que todos estejam preparados.

Prioridade

Algumas empresas adotam em seus planos de ação um espaço reservado para indicar qual é a prioridade de cada atividade.

Essa é uma prática bem interessante, mas que merece muita atenção na hora de ser colocada em funcionamento para que a ordem de execução das ações propostas não seja atrapalhada.

Existem duas formas de indicar o nível de prioridade de uma tarefa. Pode ser feita uma indicação por meio de números ou utilizando palavras como “alta”, “baixa” e “média”.

Na hora de determinar qual a prioridade de uma atividade, é preciso tomar o cuidado para fazer um bom juízo. Se todas as tarefas forem consideradas de alta prioridade, na prática, elas não terão nenhuma.

Separação do calendário de ações por projetos

Uma última boa prática de mercado que ajuda muito os profissionais da área de segurança é dividir tudo que precisa ser feito em projetos.

Um projeto é um grupo de tarefas que tem um objetivo a ser atingido e é dividido em fases, tendo início e fim bem determinados. Sendo assim, todos projetos vão acabar em um momento.

Para facilitar a gestão de todas as responsabilidades é bom que se separe um calendário de ações para cada projeto. Outra possibilidade é criar um campo logo no início de toda tarefa, indicando a que projeto esta atividade está relacionada. O importante é conseguir identificar rapidamente.

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