Em qualquer setor e para qualquer tipo de empresa, um plano de contingência é essencial para uma organização lidar com eventos inesperados, garantindo a proteção dos colaboradores e a preservação do ambiente laboral. Com esse documento é possível ter respostas eficazes em situações de ameaças, minimizar prejuízos e garantir a continuidade do negócio.
Neste artigo, você vai entender melhor o conceito de plano de contingência, sua importância e aspectos que devem ser observados para a sua implementação em segurança do trabalho. Confira!
O que é o plano de contingência e qual é a sua importância?
O plano de contingência em segurança do trabalho é também conhecido como plano de continuidade de negócios, plano de gerenciamento de incidentes ou plano de recuperação de desastres. Trata-se de um documento que contém um conjunto de medidas e procedimentos pré-definidos para garantir a integridade física dos colaboradores e a continuidade das operações de uma empresa em caso de ocorrências inesperadas.
O principal objetivo do documento é avaliar e uniformizar ações e estratégias cruciais. Elas servem como respostas de controle e combate a situações adversas que podem ocorrer no ambiente corporativo. Além disso, orienta e estabelece treinamentos para essas ações.
Esse planejamento também exerce um papel importante para manter a normalidade e evitar que uma crise interfira no funcionamento da organização com maior gravidade. As situações de desequilíbrio que podem afetar uma empresa, variam conforme as características da organização. Em geral, as estratégias e ações são aplicadas nas seguintes situações:
- acidentes de trabalho;
- assaltos;
- crises econômicas.
- desastres naturais, como inundações;
- falta de energia elétrica ou de água;
- incêndios.
Quais os benefícios em contar com um plano de contingência?
Um plano de contingência, quando bem-elaborado, contém procedimentos claros para enfrentar emergências, o que garante que os funcionários saibam como agir para manter a própria segurança, bem como a do ambiente laboral. Dessa forma, trata-se de um documento que proporciona importantes benefícios, conforme comentaremos, a seguir!
Redução de riscos
O plano de contingência prevê riscos potenciais, reduzindo ou eliminando incidentes que ameacem a segurança dos colaboradores e do ambiente de trabalho. Isso é possível porque ele os potenciais risos foram levantados e analisados anteriormente.
Aumento da segurança
Com a redução de riscos há um aumento natural na segurança dos colaboradores, assim como da empresa em geral. Isso contribui de maneira direta e bastante significativa para um melhor ambiente de trabalho e elevação da produtividade.
Manutenção do cronograma de ações em segurança
O plano de contingência permite a retroalimentação por meio de avaliações que garantem melhorias contínuas, por meio de revisões das ações estratégicas. Assim, é possível manter um cronograma das atividades em segurança do trabalho, conforme as necessidades da empresa.
Como elaborar um plano de contingência?
Na prática, a elaboração de um plano de contingência exige a observação de algumas etapas essenciais para garantir sua eficácia em lidar com situações inesperadas. Veja, a seguir, quais são.
1. Identificação dos riscos potenciais
A primeira etapa na elaboração de um plano de contingência de segurança é uma análise detalhada de possíveis riscos existentes. Para isso, é preciso fazer um levantamento, a fim de identificar e avaliar as ameaças que a empresa enfrenta.
A propósito, o levantamento de riscos é obrigatório, conforme estabelecido em novo texto da Norma NR1, aprovado pela Portaria nº 6.730, de 9 de março de 2020.
Com base nessa lista, é possível fazer uma avaliação e definir as medidas de segurança necessárias, priorizando-as conforme o grau de risco, probabilidade e impacto potencial.
2. Levantamento dos recursos necessários
Após a avaliação e definição dos riscos potenciais, é preciso fazer outro tipo de levantamento. Agora, sobre os recursos e suprimentos necessários para implementar o plano de contingência, como:
- ações estratégicas para combater as ameaças;
- acordos prévios com parceiros e fornecedores, visando garantir acesso rápido a recursos externos.
- equipamentos de segurança (EPIs);
- identificação e alocação de recursos, como necessidade de pessoal adicional e provimento financeiro;
- kits de primeiros socorros.
3. Definição de responsabilidades
Um plano de contingência de segurança precisa estabelecer claramente as responsabilidades de cada membro da equipe em casos de emergência, assim como linhas de comunicação bem definidas para garantir uma resposta coordenada.
Isso inclui designar um líder para respostas a incidentes. Ele será o responsável pela coordenação das ações de mitigação e recuperação e comunicação com as partes interessadas, tanto internas quanto externas.
4. Detalhamento das ações em casos de emergência
Para cada tipo de emergência deve haver uma descrição detalhada dos procedimentos a serem seguidos. Por exemplo, para os casos que exijam evacuação do pessoal é fundamental orientar sobre as rotas de fuga e pontos de encontro dos colaboradores, para ficarem abrigados em locais seguros.
Nesse sentido, é necessário promover programas de treinamento sobre os procedimentos de emergência, além de realizar regularmente alguns exercícios de simulação. Essa é uma ação relevante para testar e validar a eficácia do plano, identificando eventuais aspectos que necessitem de alguma melhoria.
5. Estabelecimento de um protocolo de comunicação
O protocolo de comunicação é um conjunto de critérios que determinam quando o plano de contingência deve ser ativado, sendo utilizado para uma rápida e eficiente notificação de todas as partes envolvidas. Isso inclui técnicas para lidar com a mídia, se necessário.
Essas etapas são fundamentais para um bom plano de contingência, capaz de promover adaptação a uma variedade de cenários imprevistos, garantir a integridade dos colaboradores e a continuidade eficiente das operações. No entanto, é importante observar que não se trata de um documento estático.
Ele deve ser revisado e atualizado regularmente para refletir as mudanças nas ameaças à segurança do trabalho. Também é importante certificar que o plano esteja alinhado com as melhores práticas e padrões de segurança atualizados.
Por fim, a manutenção contínua de um plano de contingência é a garantia para ele permanecer eficaz e relevante ao longo do tempo. Além disso, atesta a conformidade da empresa com as normas correlatas, evitando multas e outros problemas relacionados à segurança do trabalho.
Com essas dicas, acreditamos que a sua empresa estará melhor preparada para enfrentar desafios inesperados, protegendo os seus colaboradores e patrimônio. Então, caso ainda não tenha um plano de contingência na sua organização, siga as etapas que indicamos neste artigo e comece a usufruir dos benefícios que esse documento proporciona.
Para ampliar seus conhecimentos sobre o assunto, sugerimos, ainda, a leitura de outro post em nosso blog, que explica o que é Inventário de riscos e como elaborá-lo. Aproveite!